Sellasist — co to jest i jak działa

Problem, który się nie skaluje

Firma sprzedająca wyłącznie we własnym sklepie radzi sobie bez dodatkowych narzędzi. Zamówienia spływają w jednym miejscu, stany magazynowe są tam, gdzie sprzedaż, a faktura wystawia się z tego samego panelu.

Kłopot zaczyna się przy drugim i trzecim kanale. Do sklepu dochodzi Allegro, potem Empik albo Kaufland, gdzieś obok pojawia się panel kurierski, a księgowość pracuje na własnym programie. Każdy z tych systemów zna wycinek prawdy o tym samym zamówieniu — i żaden nie zna całości.

Konsekwencje są przewidywalne i kosztowne:

• Nadsprzedaż. Ostatnia sztuka schodzi jednocześnie w dwóch miejscach, bo stan aktualizuje się co kilkanaście minut, a nie natychmiast.
• Przepisywanie danych. Ktoś ręcznie przenosi adres z panelu marketplace’u do systemu kurierskiego, a potem numer przesyłki z powrotem.
• Rozjechane ceny. Promocja wchodzi w sklepie, ale na dwóch marketplace’ach zostaje stara stawka.
• Brak jednej odpowiedzi. Na pytanie „gdzie jest zamówienie 41291?” każdy dział odpowiada co innego, bo patrzy w inny ekran.

Każdy z tych problemów da się rozwiązać dołożeniem etatu. Sellasist jest odpowiedzią na pytanie, co zrobić, żeby tego etatu nie dokładać.

Cztery warstwy jednego systemu

Najprościej myśleć o Sellasist jako o czterech warstwach, przez które przechodzi ta sama informacja. Nie są to osobne produkty — to widoki na jedną bazę.

Kluczowa różnica wobec zestawu osobnych narzędzi jest taka, że między warstwami nie ma synchronizacji — bo nie ma czego synchronizować. Spakowanie zamówienia w magazynie od razu jest zmianą stanu widoczną w każdym podłączonym kanale sprzedaży.

Droga zamówienia przez system

Zamiast wyliczać funkcje, prześledźmy jedno zamówienie. To najuczciwszy sposób pokazania, co system faktycznie robi.

1. Wpłynięcie

Zamówienie trafia do wspólnej kolejki niezależnie od źródła. Widok jest jeden, a informacja o kanale staje się zwykłym atrybutem — takim jak kwota czy sposób dostawy. To pozwala filtrować i sortować całą sprzedaż w jednym miejscu.

2. Reguły

W tym momencie do gry wchodzą akcje automatyczne. Reguła sprawdza warunki — kraj wysyłki, wagę, producenta, źródło zamówienia, dostępność towaru — i wykonuje przypisane działania: zmienia status, wystawia dokument, wysyła powiadomienie do klienta, przypisuje przewoźnika. Dobrze ustawiony zestaw reguł obsługuje większość zamówień bez udziału człowieka. Rozwijamy ten temat w tekście o automatyzacji obsługi zamówień.

3. Magazyn

Zamówienie gotowe do realizacji trafia na urządzenie pracownika magazynu. System wyznacza kolejność i trasę zbierania, a przy pakowaniu wymusza skan produktów. To etap, na którym najczęściej wychodzą oszczędności — opisujemy go szczegółowo w artykule o Sellasist WMS.

4. Wysyłka

Po spakowaniu system generuje etykietę u wybranego przewoźnika. Obsługiwana jest wielopaczkowość — jedno zamówienie może wyjść w kilku paczkach, z automatycznym podziałem pobrania. Numer przesyłki wraca do zamówienia i idzie do klienta.

5. Zamknięcie

Dokument sprzedaży wystawia się i wysyła automatycznie, stan magazynowy schodzi, zamówienie zmienia status na zrealizowane. Jeśli klient później zgłosi zwrot, obsługa odbywa się w tym samym systemie, bez przenoszenia sprawy gdzie indziej.

Katalog produktów jako jedno źródło prawdy

Przy jednym kanale dane produktowe żyją w sklepie. Przy pięciu kanałach zaczyna się problem: która wersja opisu jest aktualna, gdzie obowiązuje która cena i dlaczego zdjęcie na jednym marketplace jest sprzed dwóch sezonów.

Sellasist ustawia katalog produktów w roli centralnego rejestru. Zmiana opisu, ceny czy parametru robiona jest raz i rozchodzi się do podłączonych kanałów. Praktycznie oznacza to kilka rzeczy:

• Wiele cen dla jednego produktu. Można prowadzić inną politykę cenową na marketplace, inną we własnym sklepie i jeszcze inną dla klientów B2B — bez utrzymywania trzech kartotek.
• Reguły cenowe zamiast ręcznych przeliczeń. Cena na danym kanale może być wyliczana automatycznie, z uwzględnieniem prowizji i progu marży.
• Mapowanie parametrów i kategorii. Raz ustawione przełożenie własnych atrybutów na wymagania konkretnego marketplace’u skraca wystawianie kolejnych ofert do kilku kliknięć.
• Import z istniejących ofert. Dane z opublikowanych już aukcji można wciągnąć do katalogu, zamiast opisywać asortyment od zera.
• Zasilanie z hurtowni. Osobny moduł pobiera asortyment i dostępność od dostawców, więc oferta w kanałach odzwierciedla to, co realnie da się sprzedać.

Kiedy sam stan magazynowy przestaje wystarczać

Warto rozróżnić dwie rzeczy, które w rozmowach często się zlewają. Informacja „mamy 12 sztuk” to stan magazynowy. Informacja „leżą na regale C, poziom 2, a druga partia jest w zapasie na górze” to zarządzanie magazynem. Pierwsze ma każdy sklep. Drugie zaczyna być potrzebne, gdy pracowników jest kilku, a asortyment przestaje mieścić się w głowie.

Sellasist WMS obsługuje pełny cykl fizycznej pracy magazynu: przyjęcie dostawy z kontrolą zgodności z dokumentem, rozlokowanie towaru na lokalizacjach, zbieranie zamówień wyznaczoną trasą, pakowanie z kontrolą skanów, inwentaryzację, zwroty oraz sprzedaż bezpośrednią w punkcie stacjonarnym.

Istotne jest to, że nie jest to osobny produkt. Nie ma tu integracji, która mogłaby się rozjechać, ani drugiej licencji do opłacenia — magazyn pracuje na tej samej bazie co sprzedaż.

Dokumenty bez drugiego programu

Sellasist wystawia faktury VAT, korekty, paragony i paragony elektroniczne, a po stronie magazynowej dokumenty PZ, PW, WZ, RW oraz MM przy przesunięciach między magazynami. Obsługuje też sprzedaż zagraniczną — procedurę OSS i wewnątrzwspólnotową dostawę towarów — oraz połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur.

Dla wielu firm oznacza to, że osobny program do fakturowania przestaje być potrzebny. Jeśli jednak księgowość pracuje na Subiekcie albo innym systemie finansowo-księgowym, sensowniejsze bywa spięcie obu światów — piszemy o tym w tekście o integracji Sellasist z Subiekt GT i Nexo Pro. Szczegóły dokumentowe zebraliśmy natomiast w artykule o fakturach, paragonach i KSeF.

Integracje: dlaczego to główny argument

Producent deklaruje ponad 400 gotowych integracji. Sama liczba niewiele mówi — znaczenie ma to, że obejmują one wszystkie punkty styku, w których firma e-commerce zwykle traci czas:

• Marketplace’y — od Allegro po platformy zagraniczne, z synchronizacją ofert, stanów i zamówień.
• Sklepy internetowe — zamówienia i stany krążą między sklepem a panelem operacyjnym.
• Kurierzy — generowanie etykiet i nadawanie przesyłek bez logowania do panelu przewoźnika.
• Programy magazynowo-księgowe — przekazywanie dokumentów i danych do księgowości.
• Hurtownie — automatyczny import asortymentu i dostępności od dostawców.
• Płatności — powiązanie wpłaty z zamówieniem bez ręcznego szukania w wyciągu.

Osobno warto wymienić Allegro, bo tam integracja idzie dalej niż standardowa wymiana danych: obsługa dyskusji z kupującymi, masowa edycja ofert, reguły cenowe dla rynków zagranicznych czy narzędzia do odzyskiwania prowizji. Dla firm, u których Allegro odpowiada za większość obrotu, ta różnica bywa decydująca.

Dla kogo Sellasist nie jest dobrym wyborem

Nie każda firma powinna to wdrażać. W poniższych sytuacjach wydatek zwykle się nie zwraca.

• Jeden kanał i kilka zamówień dziennie. Panel sklepu w zupełności wystarcza, a wdrożenie to koszt bez pokrycia w oszczędzonym czasie.
• Cała logistyka po stronie zewnętrznego operatora. Jeśli fulfillment prowadzi ktoś inny i nie planujesz tego zmieniać, największa część wartości systemu zostaje niewykorzystana.
• Sprzedaż wyłącznie usług. Bez towaru i magazynu zostaje ułamek funkcji, a do fakturowania są tańsze narzędzia.
• Brak kogokolwiek po stronie firmy, kto poprowadzi zmianę. Wdrożenie wymaga decyzji o tym, jak ma wyglądać proces. Sam system tych decyzji nie podejmie.

Od czego zacząć

Producent udostępnia pakiet bezpłatny oraz trzydziestodniowy okres próbny wyższych planów, więc system da się obejrzeć bez zobowiązań. Samodzielne testy mają jednak ograniczoną wartość: puste konto pokazuje interfejs, a nie to, czy Twój proces sprzedaży da się w nim ułożyć.

Praktyczniejsza kolejność wygląda tak: najpierw spisz, przez ile paneli przechodzi u Ciebie jedno zamówienie i które czynności powtarzają się codziennie. Ta lista jest właściwym punktem wyjścia — zarówno do rozmowy z nami, jak i do samodzielnej oceny, czy zmiana ma sens. Jak wygląda dalsza droga, opisujemy w tekście o wdrożeniu Sellasist.

Najczęstsze pytania

Źródła

Opisy funkcji i zakresu integracji opieramy na dokumentacji producenta: sellasist.pl oraz stronie Sellasist WMS, a także na doświadczeniu z prowadzonych przez nas wdrożeń.

Powiązane materiały