- Start
- Baza wiedzy
- Wdrożenie
Wdrożenie Sellasist: co obejmuje i od czego zależy cena
Samo założenie konta zajmuje kilka minut. Wdrożenie to co innego — to przełożenie sposobu, w jaki firma naprawdę pracuje, na reguły w systemie. Poniżej pełny przebieg i lista rzeczy, które warto przygotować, zanim zaczniemy.
W skrócie: wdrożenie Sellasist obejmuje audyt obecnego procesu sprzedaży, konfigurację systemu pod ten proces, podłączenie kanałów i integracji, migrację danych, testy na rzeczywistych zamówieniach, szkolenie zespołu oraz opiekę po starcie.
Najważniejsze informacje
- Wdrożenie to przede wszystkim decyzje o procesie, a dopiero potem klikanie w ustawieniach.
- Sposób przejścia dopasowujemy do firmy: przepięcie wszystkiego jednego dnia albo stopniowo, kanał po kanale.
- Najwięcej pracy pochłania część magazynowa, bo wymaga fizycznego uporządkowania lokalizacji.
- Największym źródłem opóźnień jest jakość danych produktowych, nie technologia.
- Zakres i cena zależą od liczby kanałów, integracji i tego, czy w grę wchodzi WMS.
Co właściwie kupujesz, płacąc za wdrożenie
Warto rozdzielić dwie rzeczy, które łatwo pomylić. Licencja Sellasist to dostęp do narzędzia — opłata idzie do producenta i ma jawny cennik. Wdrożenie to praca nad tym, żeby narzędzie odwzorowało procesy Twojej firmy.
Ta druga część jest istotniejsza, niż się zwykle zakłada. System z pudełka umie wszystko po trochu i nic konkretnie. Dopiero decyzje typu „zamówienia powyżej 30 kg jadą kurierem paletowym”, „faktura wystawia się dopiero po nadaniu przesyłki”, „towar z tej hurtowni nie rezerwuje stanu” zamieniają go w narzędzie robiące robotę za ludzi.
W praktyce wdrożenie obejmuje: spisanie obecnego procesu, projekt statusów i reguł automatycznych, podłączenie kanałów sprzedaży, konfigurację przewoźników i szablonów dokumentów, przeniesienie danych, testy scenariuszy brzegowych, szkolenie i wsparcie tuż po starcie.
Pięć etapów, po kolei
Etap 1. Rozmowa i wstępne rozpoznanie
Trzydzieści do czterdziestu pięciu minut, bezpłatnie i zdalnie. Interesuje nas, skąd wpływają zamówienia, kto co przepisuje ręcznie, gdzie proces się zacina i co się dzieje, gdy zamówienie jest nietypowe. Efektem jest lista miejsc, w których widzimy najszybszy zwrot — dostajesz ją niezależnie od tego, czy dojdzie do współpracy.
Etap 2. Audyt procesu
Tu powstaje dokument, który jest podstawą całej reszty. Spisujemy kanały sprzedaży, przewoźników, hurtownie, wykorzystywane dokumenty, systemy, z którymi trzeba się spiąć, i — co najważniejsze — wyjątki. Każda firma ma kilkanaście reguł, których nikt nigdy nie zapisał, a które trzymają się na jednej osobie. To one decydują o powodzeniu wdrożenia.
Na wyjściu masz spisany zakres i wycenę: konkretną kwotę za spisany zakres.
Etap 3. Konfiguracja i migracja
Budujemy statusy zamówień, akcje automatyczne, integracje z kanałami i przewoźnikami, szablony dokumentów, a przy części magazynowej — strukturę lokalizacji. Równolegle przenosimy dane: katalog produktów, stany, kartoteki kontrahentów, historię potrzebną do obsługi reklamacji.
Przez cały ten czas dotychczasowy sposób pracy działa bez zmian. Nowy system pracuje obok, dopóki nie zostanie sprawdzony.
Etap 4. Testy i uruchomienie
Testujemy na rzeczywistych zamówieniach, nie na danych demonstracyjnych. Sprawdzamy przede wszystkim sytuacje, które psują dzień: zwrot częściowy, anulowanie po wystawieniu faktury, brak towaru na stanie, zamówienie dzielone na kilka paczek, przesyłka pobraniowa, reklamacja po miesiącu.
Szkolenie prowadzimy osobno dla biura i osobno dla magazynu, bo to dwie różne prace i dwa różne zestawy pytań. Sam start ustalamy z Tobą: część firm przepina wszystko jednego dnia, część woli przechodzić stopniowo, kanał po kanale.
Etap 5. Opieka po starcie
Pierwsze tygodnie zawsze przynoszą przypadki, których nikt nie przewidział. Poza tym firma się zmienia: dochodzi kanał, zmienia się przewoźnik, rośnie asortyment. Utrzymanie polega na tym, żeby konfiguracja nadążała za firmą, a nie odwrotnie.
Zacznij od etapu pierwszego. Rozmowa nic nie kosztuje i dotyczy wyłącznie Twojego procesu — także wtedy, gdy zdecydujesz się zrobić to samodzielnie.
Umów bezpłatną konsultacjęCo decyduje o wielkości projektu
Wdrożenia różnią się nakładem, a nie listą etapów — te są zawsze te same. Rozmiar projektu wyznaczają cztery rzeczy.
| Element zakresu | Co go zwiększa |
|---|---|
| Kanały sprzedaży | każdy kolejny marketplace, sprzedaż zagraniczna, osobne cenniki B2B |
| Integracje | system księgowy, hurtownie, narzędzia, których firma nie porzuca |
| Część magazynowa | liczba lokalizacji, asortyment bez kodów kreskowych, układ hali |
| Stan danych | duplikaty, braki w kodach EAN, opisy w kilku wersjach |
Najwięcej pracy wymaga trzeci wiersz. Część magazynowa jest najbardziej pracochłonna nie z powodu oprogramowania, tylko dlatego, że wymaga pracy w hali: opisania regałów, nadania kodów produktom, które ich nie mają, i ustalenia, gdzie właściwie co leży. Tego etapu nie da się zrobić zdalnie ani przyspieszyć licencją.
Co przygotować po swojej stronie
Wdrożenia, które idą sprawnie, różnią się od tych ciągnących się miesiącami głównie przygotowaniem po stronie firmy. Cztery rzeczy robią największą różnicę:
- Osoba decyzyjna z czasem. Ktoś, kto może powiedzieć „robimy tak” i nie musi tego z nikim konsultować przez tydzień. Bez tego wdrożenie stoi na pytaniach bez odpowiedzi.
- Uporządkowany katalog produktów. Kody EAN, spójne nazwy, jedno źródło opisów. To najczęstsze wąskie gardło i jednocześnie jedyne, które można usunąć jeszcze przed startem projektu.
- Spisane wyjątki. Wszystkie „u nas to działa inaczej, bo…”. Im wcześniej wyjdą na stół, tym mniej niespodzianek w testach.
- Dostępy. Konta do paneli marketplace’ów, umowy kurierskie, dane do systemu księgowego. Ich zbieranie potrafi zająć więcej czasu niż konfiguracja.
Dlaczego wdrożenia się przeciągają
Z naszej perspektywy powody powtarzają się w niemal niezmienionej kolejności.
- Dane produktowe w gorszym stanie, niż zakładano. Brakujące kody kreskowe, duplikaty, opisy w trzech wersjach. Wychodzi to zwykle przy migracji, czyli w połowie projektu.
- Wyjątki ujawniane po kolei. Zamiast jednej rozmowy o nietypowych przypadkach — dziesięć maili rozłożonych na miesiąc, każdy zmieniający konfigurację.
- Próba przeniesienia starego bałaganu. Jeśli obecny proces ma czternaście statusów, z których siedem znaczy to samo, przepisanie go 1:1 nic nie poprawi. Wdrożenie to dobry moment na uproszczenie.
- Brak decyzji o granicy z księgowością. Pytanie „kto wystawia fakturę” musi mieć jedną odpowiedź. Jeśli zostanie odłożone, dokumenty dublują się w testach.
- Sezon. Uruchamianie magazynu tuż przed szczytem sprzedaży to decyzja, którą lepiej przełożyć na spokojniejszy moment.
Od czego zależy cena
Nie podajemy cennika w formie tabeli, bo wdrożenie nie jest produktem z półki — a wycena bez znajomości procesu byłaby zgadywaniem. Wpływ na kwotę mają przede wszystkim:
- Liczba kanałów sprzedaży i to, czy obejmują rynki zagraniczne.
- Zakres magazynowy — sam OMS jest istotnie tańszy niż wdrożenie z WMS.
- Integracje z systemem księgowym, hurtowniami i narzędziami, których firma nie zamierza porzucać.
- Stan danych — uporządkowanie katalogu bywa osobną pozycją.
- Zakres szkoleń i liczba osób do przeszkolenia.
Wycenę przedstawiamy po audycie, jako konkretną kwotę za spisany zakres. Osobno idzie licencja na system, którą rozliczasz bezpośrednio z producentem według jego cennika.
Najczęstsze pytania
Czy na czas wdrożenia trzeba wstrzymać sprzedaż?
Nie. Wariant przejścia dobieramy do firmy — przepięcie wszystkiego jednego dnia albo stopniowo, kanał po kanale. Migrację danych planujemy poza godzinami szczytu, a zamówienia w trakcie realizacji dokańczane są tam, gdzie zostały przyjęte.
Mamy już Sellasist, ale korzystamy z części możliwości. Da się to naprawić bez pełnego wdrożenia?
Zwykle tak i jest to jeden z częstszych scenariuszy. Zaczynamy wtedy od audytu istniejącej konfiguracji — statusów, reguł automatycznych, integracji. Dużą część ręcznej pracy da się usunąć samą zmianą ustawień, bez migracji i bez przerywania sprzedaży.
Czy wdrożenie odbywa się zdalnie?
Większość prac — audyt, konfiguracja, integracje, szkolenie biura — prowadzimy zdalnie. Wyjątkiem jest część magazynowa: układ lokalizacji, oznaczenie regałów i szkolenie zespołu w hali robi się na miejscu, bo wymaga zobaczenia magazynu.
Co się dzieje z danymi ze starego systemu?
Przenosimy katalog produktów, stany magazynowe, kartoteki kontrahentów i historię zamówień w zakresie potrzebnym do obsługi reklamacji i zwrotów. Zakres migracji ustalamy na etapie audytu — nie wszystko warto przenosić, a część danych lepiej przy okazji uporządkować.
Czy po wdrożeniu jesteśmy zdani na siebie?
Nie. Po starcie zostaje opieka: poprawiamy reguły, gdy zmienia się sprzedaż, podłączamy nowe kanały i przewoźników, reagujemy na sytuacje, których nie było w testach. Zakres i formę wsparcia ustalamy przy wycenie.