- Start
- Baza wiedzy
- Dokumenty
Dokumenty w Sellasist: faktury, paragony, KSeF i magazyn
Pytanie „czy ten system zastąpi nam program do faktur” pada na prawie każdej konsultacji. Odpowiedź brzmi: często tak, ale nie zawsze — i to nie zakres dokumentów o tym decyduje, tylko sposób pracy księgowości. Poniżej pełna lista i granica, w której warto zostawić drugi system.
W skrócie: Sellasist wystawia dokumenty sprzedażowe (faktury, korekty, paragony i paragony elektroniczne) oraz magazynowe (PZ, PW, WZ, RW, MM), obsługuje procedury OSS i WDT przy sprzedaży zagranicznej i łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur. Dla wielu firm oznacza to koniec z osobnym programem do fakturowania.
Najważniejsze informacje
- Zakres dokumentów pokrywa typowe potrzeby sklepu internetowego — łącznie z korektami i dokumentami magazynowymi.
- Dokumenty mogą wystawiać się i wysyłać automatycznie, na podstawie reguł przypisanych do zamówienia.
- System obsługuje wiele firm w ramach jednego konta oraz integrację z KSeF.
- Najważniejszą decyzją wdrożeniową jest ustalenie, który system wystawia dokumenty — nie mogą to być dwa naraz.
Co system wystawia
Zakres dokumentowy dzieli się na dwie grupy, które w praktyce obsługują różne działy.
| Grupa | Dokumenty | Kto z tego korzysta |
|---|---|---|
| Sprzedażowe | faktura VAT, faktura korygująca, paragon fiskalny, paragon elektroniczny | obsługa klienta, księgowość |
| Magazynowe | PZ (przyjęcie zewnętrzne), PW (przyjęcie wewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny), MM (przesunięcie międzymagazynowe) | magazyn, kontrola stanów |
| Zagraniczne | obsługa procedury OSS oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) | księgowość przy sprzedaży poza Polskę |
Poza samym wystawianiem system obsługuje pracę seryjną — wydruk dokumentów dla wielu zamówień naraz — oraz prowadzenie kilku firm w ramach jednego konta, co ma znaczenie przy strukturach z osobnym podmiotem do sprzedaży hurtowej.
Dokumenty, które wystawiają się same
Najwięcej czasu odzyskuje się nie na samym wystawianiu, lecz na przestaniu o nim myśleć. Dokument może powstawać automatycznie, gdy zamówienie spełni określony warunek, i od razu trafiać do klienta.
Kluczowa decyzja przy konfiguracji dotyczy momentu. Trzy najczęstsze warianty:
- Po zaksięgowaniu płatności. Najbezpieczniejszy dla sprzedaży przedpłaconej — dokument powstaje, gdy pieniądze są na koncie.
- Po nadaniu przesyłki. Sensowny przy pobraniu i wtedy, gdy zdarzają się anulowania po skompletowaniu. Ogranicza liczbę korekt.
- Po zmianie statusu na zrealizowane. Najbardziej zachowawczy, ale opóźnia dokument względem wysyłki.
Błędna odpowiedź kosztuje konkretnie: wystawianie faktury natychmiast po złożeniu zamówienia oznacza korektę przy każdym anulowaniu — czyli dodatkową pracę tam, gdzie miało jej ubyć. Więcej o budowaniu takich reguł piszemy w tekście o automatyzacji obsługi zamówień.
KSeF w praktyce sklepu internetowego
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki faktury trafiają do obiegu — dokument przestaje być plikiem wysyłanym mailem, a staje się wpisem w centralnym rejestrze. Dla sklepu internetowego istotne są trzy konsekwencje.
- Faktury muszą powstawać w systemie, który potrafi je przekazać do KSeF. Ręczne wystawianie w arkuszu przestaje być opcją.
- Rośnie znaczenie poprawności danych kontrahenta. Literówka w NIP-ie przestaje być kosmetyczna. Dlatego przy sprzedaży B2B warto zadbać o automatyczne pobieranie danych firmy — służy do tego m.in. nasza aplikacja pobierająca dane po NIP.
- Trzeba jednoznacznie wskazać źródło dokumentów. Jeśli faktury mogą powstawać w dwóch systemach, prędzej czy później powstaną w obu.
Sellasist integruje się z KSeF, więc dla firm wystawiających dokumenty po stronie systemu sprzedażowego obieg zamyka się w jednym miejscu.
Nie wiesz, gdzie postawić granicę między systemem sprzedaży a księgowością? To jedna z pierwszych rzeczy, które ustalamy na audycie. Zła decyzja oznacza dublowanie dokumentów, dobra — koniec z przepisywaniem.
Umów bezpłatną konsultacjęKiedy Sellasist wystarcza zamiast programu księgowego
Zakres dokumentowy to jedno, a sposób pracy księgowości to drugie. Z naszego doświadczenia rozstrzyga to drugie.
Zwykle wystarcza, gdy: sprzedaż jest głównie detaliczna, księgowość prowadzi biuro rachunkowe na podstawie zestawień, a firma nie prowadzi rozbudowanej gospodarki magazynowej po stronie zakupów.
Zwykle nie wystarcza, gdy: w firmie działa księgowość wewnętrzna pracująca na konkretnym programie, sprzedaż hurtowa wymaga rozbudowanych rozrachunków z kontrahentami, albo istnieją procesy zakupowe i produkcyjne wykraczające poza e-commerce.
W drugim przypadku sensowniejsze jest spięcie obu systemów, tak żeby sprzedaż odbywała się w jednym, a rozliczenia w drugim — bez przepisywania danych. Opisujemy to w tekście o integracji z Subiekt GT i Nexo Pro.
Paragony i fiskalizacja
Przy sprzedaży do konsumentów dochodzi kwestia paragonów. Sellasist obsługuje zarówno paragony fiskalne, jak i elektroniczne, a przy sprzedaży bezpośredniej w punkcie stacjonarnym współpracuje z drukarkami fiskalnymi.
W praktyce często pojawia się potrzeba dopięcia tego procesu do konkretnego sprzętu albo do sposobu pracy zaplecza — na przykład automatycznego drukowania paragonu w określonym momencie, na wskazanej drukarce. Do takich sytuacji używamy własnych aplikacji AppsBusters: fiskalizatora drukującego paragony bez udziału operatora oraz narzędzia do paragonów elektronicznych.
Najczęstsze pytania
Czy Sellasist prześle dokumenty do biura rachunkowego?
Tak. Dokumenty można eksportować zbiorczo w formatach akceptowanych przez biura rachunkowe, a przy pracy na programie księgowym po stronie firmy — przekazywać integracją. Zakres i format ustala się na etapie wdrożenia, wspólnie z osobą prowadzącą księgowość.
Czy da się prowadzić kilka firm na jednym koncie?
Tak, system obsługuje wiele podmiotów w ramach jednego konta. Ma to znaczenie w strukturach z osobną spółką do sprzedaży hurtowej albo z odrębnym podmiotem obsługującym rynki zagraniczne.
Jak wygląda sprzedaż zagraniczna od strony dokumentów?
System obsługuje procedurę OSS przy sprzedaży do konsumentów w Unii oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów przy sprzedaży do firm. Praktycznie oznacza to, że stawka i rodzaj dokumentu dobierane są według kraju i statusu nabywcy, bez ręcznego pilnowania przy każdym zamówieniu.
Co z korektami przy zwrotach?
Korekty wystawia się w tym samym systemie, w którym obsługiwany jest zwrot, więc nie trzeba przenosić sprawy do innego programu. Warto natomiast tak ustawić moment wystawiania faktury pierwotnej, żeby korekt było jak najmniej — najczęściej oznacza to wystawianie dokumentu dopiero po nadaniu przesyłki.