- Start
- Baza wiedzy
- Integracje
Sellasist i Subiekt GT lub Nexo Pro: jak spiąć sprzedaż z księgowością
Sprzedaż internetowa lubi jedno tempo, księgowość drugie. Spięcie Sellasist z Subiektem polega mniej na technologii, a bardziej na trzech decyzjach, które trzeba podjąć przed uruchomieniem połączenia. Poniżej te decyzje i konsekwencje każdej z nich.
W skrócie: integracja przenosi zamówienia, dokumenty, kartoteki kontrahentów i stany magazynowe między Sellasist a Subiektem GT lub Nexo Pro. Powodzenie zależy od trzech ustaleń: który system wystawia dokumenty, który prowadzi stan magazynowy i co się dzieje przy zwrocie.
Najważniejsze informacje
- Integrację buduje się wokół decyzji o granicy odpowiedzialności, a nie wokół zakresu przesyłanych danych.
- Dokumenty musi wystawiać dokładnie jeden system — próba robienia tego w obu kończy się duplikatami.
- Stan magazynowy powinien mieć jedno źródło; drugi system otrzymuje go do wiadomości.
- Najczęstsze rozjazdy biorą się ze zwrotów i korekt, nie z bieżącej sprzedaży.
- Integrację i system wdrażamy razem, w ramach jednego harmonogramu — aplikacje piszemy sami.
Po co w ogóle łączyć te dwa systemy
Sellasist obsługuje sprzedaż i potrafi wystawić większość dokumentów samodzielnie. Mimo to w wielu firmach Subiekt zostaje — i zwykle jest to decyzja słuszna. Powody bywają trzy: księgowość pracuje na nim od lat i zna go, program obsługuje procesy wykraczające poza e-commerce (zakupy, produkcja, rozrachunki), albo wymaga tego biuro rachunkowe.
W takiej sytuacji alternatywą dla integracji jest przepisywanie danych ręcznie. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to godziny pracy miesięcznie i stałe źródło literówek, które wracają jako korekty.
Co przechodzi między systemami
| Dane | Kierunek | Po co |
|---|---|---|
| Zamówienia | Sellasist → Subiekt | żeby sprzedaż trafiła do ewidencji bez przepisywania |
| Dokumenty sprzedaży | zależnie od ustaleń | faktury i korekty po stronie tego systemu, który je wystawia |
| Kartoteki kontrahentów | dwukierunkowo | jedna wersja danych firmy w obu miejscach |
| Kartoteki towarowe | Subiekt → Sellasist | gdy asortyment zakładany jest po stronie zakupów |
| Stany magazynowe | z systemu prowadzącego magazyn | żeby oferta w kanałach odpowiadała rzeczywistości |
| Płatności i rozrachunki | zależnie od zakresu | powiązanie wpłaty z zamówieniem |
Trzy decyzje, od których wszystko zależy
Decyzja 1: kto wystawia dokumenty
Najważniejsza i najczęściej odkładana. Odpowiedź musi być jedna, bo dokument wystawiony w dwóch miejscach to duplikat w ewidencji.
- Dokumenty w Sellasist. Naturalne przy sprzedaży głównie detalicznej — faktura powstaje automatycznie przy zamówieniu i od razu idzie do klienta, a do Subiektu trafia gotowa. Księgowość dostaje dane, nie pracę.
- Dokumenty w Subiekcie. Sensowne, gdy sprzedaż hurtowa wymaga rozbudowanych rozrachunków albo gdy numeracja musi być wspólna z dokumentami spoza e-commerce.
Wariantu „czasem tu, czasem tam” nie ma. To znaczy — bywa wybierany, ale kończy się ręcznym pilnowaniem, czyli tym, przed czym integracja miała chronić.
Decyzja 2: który system prowadzi magazyn
Stan magazynowy musi mieć jedno źródło prawdy. Drugi system może go widzieć, ale nie może go zmieniać niezależnie — inaczej po dwóch tygodniach oba pokazują inne liczby i nikt nie wie, która jest właściwa.
Jeśli wdrażana jest część magazynowa Sellasist z kompletacją i pakowaniem, źródłem naturalnie staje się Sellasist — bo tam odbywa się fizyczny ruch towaru. Jeśli magazyn prowadzony jest po stronie zakupów w Subiekcie, kierunek bywa odwrotny.
Decyzja 3: co się dzieje przy zwrocie
Zwroty są najczęstszym źródłem rozjazdów, bo dotykają wszystkiego naraz: dokumentu, stanu magazynowego i rozrachunku z klientem. Przed uruchomieniem integracji trzeba ustalić, w którym systemie powstaje korekta, kiedy towar wraca na stan i co się dzieje, gdy zwrot jest częściowy.
Te trzy decyzje podejmujemy na audycie, przed pisaniem konfiguracji. Zajmuje to jedno spotkanie i oszczędza tygodni prostowania danych po uruchomieniu.
Umów bezpłatną konsultacjęSubiekt GT czy Nexo Pro
Z perspektywy integracji różnica sprowadza się głównie do architektury. Subiekt GT to starsze, sprawdzone rozwiązanie, wciąż szeroko używane. Nexo Pro jest nowszy i oferuje bogatsze możliwości połączeń.
W praktyce dla firmy planującej integrację ma to jedną konsekwencję: obie wersje da się spiąć z Sellasist, ale zakres i sposób wymiany danych różnią się w szczegółach. Jeśli akurat rozważasz przejście na Nexo, warto skoordynować obie zmiany — robienie ich osobno oznacza dwukrotne przechodzenie przez te same ustalenia.
Dlaczego robimy to sami
Integracje Sellasist z Subiektem realizowane są na polskim rynku przez partnerów zewnętrznych. My łączymy wdrożenie systemu ze ścisłą współpracą z autorami oprogramowania integracyjnego — aplikacje AB Connect powstają w AppsBusters — odrębnej firmie powiązanej z nami osobowo, z którą pracujemy na co dzień.
Dla klienta oznacza to trzy konkretne rzeczy:
- Jeden harmonogram. Wdrożenie systemu i uruchomienie integracji planujemy razem, a nie jako dwa niezależne projekty czekające na siebie.
- Zgłoszenie trafia wprost do autorów. Nie ma etapu przekazywania sprawy między dostawcami i ustalania, po czyjej stronie leży problem.
- Brakującą funkcję da się dopisać. Jeśli Twój proces wymaga czegoś, czego integracja standardowo nie robi, jest to kwestia wyceny, a nie odpowiedzi „tak się nie da”.
Techniczne szczegóły obu wariantów rozpisaliśmy osobno: integracja z Subiekt GT oraz integracja z Subiekt Nexo Pro. Pełna dokumentacja konfiguracji jest w centrum pomocy AB Connect.
Najczęstsze pytania
Czy integracja działa w czasie rzeczywistym?
Wymiana danych odbywa się cyklicznie, z częstotliwością dobraną do procesu. Przy stanach magazynowych zależy nam na możliwie krótkim odstępie, przy dokumentach częstsza synchronizacja rzadko coś zmienia. Częstotliwość ustalamy przy wdrożeniu, uwzględniając obciążenie obu systemów.
Co się stanie, jeśli Subiekt będzie chwilowo niedostępny?
Sprzedaż działa dalej — zamówienia przyjmowane są w Sellasist niezależnie. Dane czekają w kolejce i zostają przekazane po przywróceniu połączenia. Kluczowe jest to, żeby integracja nie dublowała rekordów po ponownym uruchomieniu, i tak właśnie jest zbudowana.
Czy trzeba przenosić całą historię do nowego układu?
Nie. Integrację uruchamia się od ustalonej daty, a wcześniejsze dane zostają tam, gdzie są. Przenoszenie historii ma sens tylko wtedy, gdy jest potrzebna operacyjnie — na przykład do obsługi reklamacji z poprzedniego sezonu.
Czy da się zintegrować Sellasist z innym programem księgowym?
Producent wskazuje połączenia z szerszą grupą systemów magazynowo-księgowych, w tym rozwiązaniami Comarch, Enova, WAPRO i Symfonia, a także z księgowością online. Większość realizowana jest przez partnerów, więc zakres konkretnego połączenia warto potwierdzić przed wdrożeniem. My odpowiadamy bezpośrednio za integracje z Subiektem GT i Nexo Pro.