AB Connect: Sellasist i Subiekt GT bez przepisywania danych

Co i w którą stronę

Najczęstsze nieporozumienie przy integracjach polega na założeniu, że dane płyną tylko w jedną stronę. Tutaj jest inaczej — i to właśnie ruch powrotny decyduje o tym, czy sklep pokazuje prawdę.

Ruch powrotny ma bezpośrednie przełożenie na sprzedaż. Stany aktualizowane z Subiekta trafiają do wszystkich kanałów podłączonych do Sellasist, więc towar rozchodowany dokumentem magazynowym przestaje być oferowany na marketplace. Numery dokumentów wracające do zamówienia oznaczają z kolei, że obsługa klienta widzi numer faktury bez wchodzenia do programu księgowego.

Dokumenty i mapowanie statusów

AB Connect wystawia w Subiekcie pełny zestaw dokumentów sprzedażowych: faktury, paragony, WZ, korekty faktur i paragonów oraz faktury KSeF. Obsługuje też Zamówienia Klienta.

Kluczowy mechanizm to mapowanie statusów na typy dokumentów. Zamiast decydować przy każdym zamówieniu, ustala się raz regułę: ten status oznacza paragon, tamten fakturę, a inny wydanie zewnętrzne. Od tego momentu dokument powstaje sam, w momencie zmiany statusu w Sellasist.

Do tego dochodzi kilka ustawień, które w praktyce rozstrzygają o poprawności dokumentu:

• Koszty dostawy — jak przenosić je na dokument, żeby zgadzała się kwota i stawka.
• Identyfikacja produktów — po czym łączyć pozycję zamówienia z kartoteką w Subiekcie.
• Fiskalizacja paragonów — czy i kiedy paragon ma iść na drukarkę fiskalną.
• Zapisywanie PDF z numerami — gotowe pliki dokumentów odkładane pod numerem, do wysyłki i archiwum.
• Mapowanie serii — osobna numeracja dla różnych kanałów sprzedaży albo rodzajów sprzedaży.

Kontrahenci bez duplikatów

Kartoteka kontrahentów to miejsce, w którym integracje najczęściej robią bałagan. Jeśli ta sama firma zakłada się przy każdym zamówieniu, po roku Subiekt ma kilkanaście wpisów tego samego podmiotu i rozjechane rozrachunki.

AB Connect radzi sobie z tym na trzy sposoby: mapuje kontrahentów po NIP-ie, pozwala dopasowywać ich po polach dodatkowych, a dla sprzedaży detalicznej używa kontrahenta zbiorczego, zamiast zakładać kartotekę dla każdego konsumenta. Dane istniejących kontrahentów mogą być aktualizowane, więc zmiana adresu w zamówieniu nie zostawia po sobie nieaktualnego wpisu.

Produkty, stany i ceny

Kartoteki towarowe mogą powstawać automatycznie po obu stronach — nowy produkt założony w Subiekcie pojawia się w sklepie i odwrotnie. Przy asortymencie zagranicznym przydaje się transliteracja znaków, która porządkuje nazwy niedające się zapisać w kodowaniu programu księgowego.

Synchronizacja stanów obsługuje wiele lokalizacji magazynowych, co ma znaczenie, gdy firma prowadzi więcej niż jeden magazyn albo oddziela towar dostępny w sprzedaży internetowej od zapasu przeznaczonego na inny kanał. Ceny również mogą wędrować z Subiekta do sklepu, jeśli to tam prowadzona jest polityka cenowa.

VAT, waluty i sprzedaż zagraniczna

Przy sprzedaży poza Polskę pojawia się pytanie, skąd brać stawkę podatku. Integrator obsługuje stawki dla procedury OSS oraz sprzedaży na odległość w ramach Unii, potrafi też pobrać stawkę bezpośrednio z systemu sprzedażowego zamiast wyliczać ją po swojemu. Kwoty w obcych walutach są przeliczane, więc dokument w Subiekcie powstaje w walucie zgodnej z zasadami księgowymi firmy.

Co daje wariant z pełną licencją

Subiekt GT jest wariantem najbardziej rozbudowanym — część możliwości wymaga jednak pełnej wersji integratora. Warto wiedzieć, co się w niej znajduje, bo to zwykle rzeczy potrzebne dopiero przy większej skali:

• Flagi monitorowania zmian w Subiekcie — reagowanie na to, co dzieje się po stronie księgowej, a nie tylko wysyłanie danych w jedną stronę.
• Pola dodatkowe dokumentów — przenoszenie własnych oznaczeń używanych w firmie.
• KSeF przez Subiekt — wystawianie faktur ustrukturyzowanych z poziomu programu księgowego.
• Wysyłka Zamówień Klienta z Subiekta do sklepu — przydatne, gdy zamówienia hurtowe powstają po stronie handlowców.
• Synchronizacja iDoSell — stany, ceny i produkty dla sklepów działających na tej platformie.

Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak

Integracja jest tym elementem, który działa niezauważony, dopóki nie przestanie. Dlatego równie ważne jak funkcje są narzędzia do diagnozy.

• Guard — pilnuje ciągłej pracy integratora i podnosi go, gdy proces padnie.
• Logi z przeglądarką — pozwalają odtworzyć, co dokładnie stało się z konkretnym zamówieniem.
• Historia zmian ustawień — widać, kto i kiedy zmienił konfigurację, a zmianę da się cofnąć.
• Tryb debug — szczegółowa diagnostyka na czas szukania przyczyny.
• Zdalna pomoc — wsparcie bez konieczności dojazdu.

Pełna dokumentacja konfiguracji, wraz z opisem każdego ustawienia, jest w centrum pomocy AB Connect.

Najczęstsze pytania

Powiązane materiały