Sprzedaż wzrosła o 120%. Koszt obsługi spadł o 30%.

Kto

Galeria Kosmetyczna to internetowa drogeria z ofertą obejmującą kosmetyki do pielęgnacji twarzy, ciała i włosów, higienę jamy ustnej, suplementy diety, produkty naturalne oraz chemię gospodarczą. W ofercie znajduje się ponad 300 marek — od Nivei i L'Oréal po mniejszych producentów naturalnych. Sklep obsługuje zarówno klientów detalicznych, jak i sprzedaż hurtową B2B.

Z perspektywy magazynu oznacza to najtrudniejszy możliwy zestaw: bardzo szeroki asortyment, wysoka rotacja i duża liczba zamówień detalicznych dziennie, w których pojedyncza przesyłka zawiera kilka drobnych, podobnie wyglądających produktów.

Punkt wyjścia

Sprzedaż działała i rosła. Problemem był magazyn, który nie nadążał — i to nie z powodu braku rąk do pracy, tylko z powodu sposobu organizacji.

• Kompletacja na kartkach. Pracownik dostawał wydrukowaną listę i sam decydował, w jakiej kolejności chodzić po regałach. Efektywność zależała od tego, jak dobrze znał magazyn.
• Brak kontroli na pakowaniu. Zgodność zawartości paczki z zamówieniem opierała się na uwadze pakującego. Przy podobnie wyglądających opakowaniach kosmetyków to za mało.
• Wiedza w ludziach, nie w systemie. Nowa osoba potrzebowała tygodni, żeby zacząć pracować w tempie zespołu.
• Koszt rosnący razem ze sprzedażą. Każdy wzrost wolumenu oznaczał rozmowę o kolejnym etacie.

Co zrobiliśmy

Zakres wdrożenia objął Sellasist po stronie sprzedaży — zamówienia ze wszystkich kanałów, dokumenty i reguły automatyczne — oraz Sellasist WMS na magazynie. To jeden system, nie dwa spięte integracją, więc stan magazynowy i status zamówienia są tym samym zapisem. Kolejność prac miała tu znaczenie i wyglądała tak:

1. Uporządkowanie magazynu przed systemem

Zaczęliśmy od rzeczy, której nie da się kupić w licencji: jednoznacznych lokalizacji. Regały i poziomy dostały oznaczenia, produkty bez kodów kreskowych — własne kody wydrukowane na etykietach. To najbardziej pracochłonny etap całego projektu i jednocześnie ten, bez którego reszta nie zadziała.

2. Rozdzielenie lokalizacji podręcznych i zapasowych

Przy tak szerokim asortymencie kluczowe okazało się oddzielenie miejsc, z których zbiera się na co dzień, od zapasu na wyższych poziomach. Dzięki temu kompletacja odbywa się w wąskiej, gęsto obsadzonej strefie, a uzupełnianie jest osobnym zadaniem — wykonywanym zanim półka opustoszeje, a nie w trakcie zbierania.

3. Wyznaczane trasy zamiast decyzji pracownika

Sellasist WMS przejął decyzję o kolejności zbierania. Zamiast listy produktów pracownik dostaje sekwencję lokalizacji ułożoną tak, żeby przejść halę raz, a nie wracać po zapomnianą pozycję. To źródło większości z odzyskanych 45% czasu.

4. Wymuszony skan przy pakowaniu

Na stanowisku pakowania każdy produkt musi zostać zeskanowany przed zamknięciem paczki. System nie pozwoli domknąć zamówienia z niewłaściwą zawartością. Przy kosmetykach, gdzie różnica między dwoma wariantami tego samego produktu to często kolor napisu na opakowaniu, ten jeden mechanizm odpowiada za spadek błędów o 92%.

5. Automatyzacja obsługi zamówień

Równolegle z magazynem ułożyliśmy reguły po stronie sprzedaży: przekazywanie na magazyn dopiero zamówień opłaconych i kompletnych, dobór przewoźnika według wagi i wartości, automatyczne dokumenty i powiadomienia. Dzięki temu na magazyn trafiają wyłącznie zamówienia gotowe do zbierania — bez przerywania kompletacji z powodu braku towaru.

Co się zmieniło

Najważniejszy wynik nie jest żadną z trzech liczb z góry strony. Najważniejsze jest to, co się za nimi kryje: koszt obsługi przestał rosnąć razem ze sprzedażą. Wolumen wzrósł ponad dwukrotnie, a nakład na jego obsługę spadł o niemal jedną trzecią. To zmienia rachunek przy każdej kolejnej decyzji o rozwoju — nowy kanał sprzedaży przestaje oznaczać nowy etat.

Poza liczbami zmieniły się dwie rzeczy trudniejsze do zmierzenia. Wdrożenie nowego pracownika skróciło się do jednego dnia, bo aplikacja prowadzi go po hali krok po kroku. I zniknął stres sezonu — wzrost liczby zamówień obsługuje ta sama ekipa, bo rośnie liczba zamówień, a nie liczba czynności na jedno.

Co z tego wynika dla innych sklepów

• Największy skok daje wyjście z pracy na kartkach. Magazyn już zorganizowany poprawi się mniej — nadal wymiernie, ale bez efektu kilkudziesięciu procent.
• Kontrola pakowania zwraca się najszybciej. To najtańszy element wdrożenia i jednocześnie ten o najkrótszym czasie zwrotu, dlatego zwykle zaczynamy właśnie od niego.
• Oznaczenie lokalizacji to praca, nie licencja. Warto zaplanować na nią czas i ludzi — jej pominięcie jest najczęstszą przyczyną wdrożeń, które utknęły.
• Sprzedaż i magazyn trzeba układać razem. Najlepsza trasa kompletacji nic nie da, jeśli na magazyn trafiają zamówienia bez pokrycia w stanie.

Powiązane materiały