- Start
- Baza wiedzy
- Organizacja wdrożenia
Zmiana systemu sprzedaży: jak ustalić moment odcięcia danych
Przełączenie systemu potrzebuje granicy odpowiedzialności i listy operacji w toku. Ustal, kto obsłuży stare zamówienia i późniejsze zmiany ich danych.
Wyobraźmy sobie, że w poniedziałek firma uruchamia nowy system sprzedaży. Stare konto zostaje jeszcze na tydzień, „na wszelki wypadek”. We wtorek do dawnego zamówienia przychodzi płatność, a w środę klient zgłasza zmianę adresu. Który system ma teraz prawo uruchomić dalszą realizację?
Moment odcięcia jest umową o odpowiedzialności. Sama godzina migracji pliku jej nie zastępuje. Trzeba przypisać nowe zamówienia, stare sprawy w toku oraz późniejsze zdarzenia dotyczące historii. Dopiero taki podział pozwala uniknąć dwóch aktywnych wykonawców tej samej operacji.
Granica obejmuje zdarzenia, nie tylko datę założenia
Uzgodnij z wdrożeniowcem datę i godzinę przełączenia, w czasie używanym przez zespół. Dopowiedzcie, co od tej chwili przejmuje nowy program, a kto kończy wcześniejsze zamówienia. Osobno ustalcie postępowanie z zamówieniami złożonymi przed zmianą, a opłaconymi później.
Dokumentacja Base rozróżnia potwierdzone i niepotwierdzone zamówienia oraz stronicowanie wyników. Pojedyncze pobranie nie powinno więc być dowodem pełnego przekazania historii. Osoba prowadząca migrację musi sprawdzić zakres, dalsze strony i zdarzenia, które zaszły po wykonaniu eksportu.
Kto kończy zamówienia po przełączeniu?
| Grupa spraw | Decyzja do zapisania | Jak to sprawdzić? |
|---|---|---|
| Nowe zamówienia | Który system rozpoczyna obsługę | Kontrolny zakup w uzgodnionym środowisku |
| Stare, jeszcze niezrealizowane | Dokończenie w starym albo przekazanie | Numery zamówień i wskazana osoba odpowiedzialna |
| Płatności i anulowania po granicy | Gdzie trafia decyzja i aktualizacja | Próba późniejszego zdarzenia |
| Zwroty i reklamacje | Gdzie szukamy historii i zapisujemy wynik | Odnalezienie wybranej dawnej sprawy |
| Automaty dokumentów i wysyłki | Co wyłączono, a co nadal pracuje | Spis działających programów i automatycznych reguł |
Przyjmijmy zamówienie DEMO-21 utworzone o 15:58 i potwierdzone o 16:03, przy granicy 16:00. Reguła „wszystko sprzed szesnastej” jest zbyt niejasna. Zapisz, którą datę stosujesz i jak rozpoznasz późniejsze potwierdzenie. Następnie sprawdź dokładnie ten przypadek.
Archiwum i system prowadzący to różne role
Archiwum BaseLinker służy dostępowi do historycznych zamówień. Taki dostęp jest użyteczny w późniejszej obsłudze, ale nie stanowi sam w sobie przełączenia aktywnych procesów. Osobno trzeba odebrać płatności, dokumenty, przesyłki i uprawnienia do wykonania zmian.
Przed ograniczeniem dostępu do starego konta sprawdź, czy historyczne dane są kompletne w uzgodnionym zakresie i czy da się je odnaleźć. Wykonaj próbę konkretnego zwrotu lub pytania o dawną wysyłkę. Widoczna liczba rekordów nie dowodzi, że zachowano wszystkie potrzebne relacje i załączniki.
Poproś osobę prowadzącą migrację o pokazanie, jak odnaleźć stare zamówienie w nowym programie lub archiwum. Pracownik powinien też widzieć ostatni wykonany krok i wiedzieć, czego nie powtarzać. Przygotowanie technicznej tabeli powiązań należy do prowadzącego migrację.
Zaplanuj powrót z uwzględnieniem nowych zapisów
Jeżeli przełączenie wymaga cofnięcia, wskaż osobę decyzyjną oraz sposób rozliczenia operacji już wykonanych w nowym systemie. Sam powrót do starej konfiguracji może pozostawić nowe dokumenty lub nadania poza widoczną historią. Nie uruchamiaj starego wykonawcy przed ich uzgodnieniem.
Odbiór zakończ podpisaną listą grup spraw i odpowiedzialności. Pozostaw też termin przeglądu wyjątków z pierwszych dni. Zmiana systemu jest zamknięta operacyjnie dopiero wtedy, gdy zespół potrafi wskazać właściwego wykonawcę również dla zamówienia, które przekroczyło granicę w połowie swojej historii.
Źródła i dalsza lektura
Płatne wdrożenie i konsultacje
Grupa Wdrożeniowa pomaga przygotować i uruchomić procesy pracy w uzgodnionym, płatnym zakresie. Zobacz usługi wdrożeniowe. Klasyczne wsparcie własnych aplikacji zapewnia ich producent, AppsBusters.