Zdjęcie pokazuje inny wariant niż nazwa. Audyt kartoteki przed sezonem
Zdjęcie, nazwa i kod wskazują różne warianty? Sprawdź produkt na półce, znajdź źródło rozbieżności i skontroluj wynik poprawki bez zgadywania.
Skaner otwiera kartę z niebieską butelką, a pracownik trzyma zieloną. Nazwa mówi tylko „500 ml”. Zanim ktoś podmieni zdjęcie, trzeba ustalić, czy pomylono fotografię, powiązanie kodu z kartą, etykietę czy towar na półce. Sam ponowny skan tego samego kodu tego nie rozstrzygnie.
Poniższa kontrola pomoże ustalić, co poprawić i gdzie sprawdzić wynik. Zacznij od jednego egzemplarza oraz sąsiedniego wariantu. Dopóki nie wiadomo, co jest właściwym produktem, nie potwierdzaj go do wysyłki na podstawie samego zdjęcia.
1. Porównaj towar z tym, co otworzył skaner
Weź egzemplarz z miejsca, przy którym zauważono rozbieżność. Sprawdź oznaczenia na samym produkcie i jego opakowaniu: model, kolor, rozmiar lub pojemność oraz liczbę sztuk. Oddziel sztukę od zestawu i kartonu zbiorczego. Jeśli oznaczenia opakowania oraz zawartości są sprzeczne, odłóż ten egzemplarz do wyjaśnienia zgodnie z zasadami magazynu.
- Odczytaj kod z opakowania i porównaj wynik z cyframi pod tym samym kodem. Gdy etykieta zawiera kilka kodów, sprawdź, który został odczytany.
- Na otwartej karcie porównaj zapisany kod, symbol towaru używany w firmie (SKU), pełną nazwę i wybrany wariant.
- Sprawdź, czy fotografia przedstawia ten wariant, czy całą rodzinę produktów. Porównaj także opis i miniaturę widoczne na stanowisku pracownika.
- Odczytaj kod sąsiedniego wariantu. Sprawdź, czy otwiera jego właściwą kartę, a nie tę samą pozycję co poprzedni egzemplarz.
GS1 wyjaśnia, że kod kreskowy przedstawiający GTIN jest jego postacią do odczytu skanerem. Jeden GTIN identyfikuje jeden produkt i powtarza się na jego egzemplarzach. To wyjaśnia rolę numeru; nie potwierdza poprawności zdjęcia dodanego do Twojego katalogu. Nie zamieniaj GTIN-ów między kartami, żeby dopasować je do fotografii.
2. Zapisz rozbieżność tak, żeby nie trzeba było odtwarzać jej z pamięci
Wystarczy krótka notatka przy sprawdzanej pozycji: data, symbol towaru, cecha na opakowaniu, wynik skanu, rozbieżność i osoba odpowiedzialna za dalszy krok. Możesz użyć istniejącej listy zadań. Nie potrzebujesz nowego programu ani papierowego formularza.
Na przykładzie dwóch kolorów butelki zobaczysz, co porównać. DEMO-Z i DEMO-N oznaczają tu symbole towarów używane wewnątrz firmy (SKU).
| Co porównujesz | Wynik w przykładzie | Co z niego wynika |
|---|---|---|
| Towar i oznaczenie opakowania | Zielona butelka, 500 ml, jedna sztuka; oznaczenia zgodne | Ustalono cechy sprawdzanego egzemplarza |
| Kod na opakowaniu i karta po skanie | Odczyt zgadza się z cyframi pod kodem; otwiera DEMO-Z, zielona, 500 ml | W tym sprawdzeniu kod prowadzi do karty opisującej zielony wariant |
| Fotografia na karcie DEMO-Z | Niebieska butelka; brak informacji o zdjęciu rodziny | Trzeba potwierdzić przeznaczenie zdjęcia, zanim zostanie zmienione |
| Sąsiedni wariant | Niebieska butelka ma inny kod; otwiera DEMO-N, niebieska, 500 ml | Te dwa warianty otwierają odrębne, zgodne karty |
3. Ustal, co jest poprawne, zanim zmienisz kartę
Porównaj oznaczenia towaru z opisem dokładnego wariantu od producenta lub specyfikacją dostawcy. Dopasuj model i pojemność, a nie tylko podobnie wyglądające zdjęcie. Jeżeli źródła sobie przeczą, pozostaw pozycję jako niewyjaśnioną. Nie wybieraj wersji tylko dlatego, że pojawia się w większej liczbie ekranów.
- Opis i kod pasują, zdjęcie nie: ustal, czy to pomyłka, czy celowo wspólna fotografia. Gdy zdjęcie jest wspólne, sprawdź, czy nazwa oraz wybór wariantu dają pracownikowi jednoznaczną informację.
- Kod otwiera inną pojemność lub kolor: wyjaśnij powiązanie kodu z kartą oraz oznakowanie egzemplarza. Sama podmiana zdjęcia nie rozwiąże tej sprzeczności.
- Karta jest zgodna, towar leży pod innym oznaczeniem półki: sprawdź zawartość miejsca i przypisanie lokalizacji. Nie poprawiaj nazwy produktu, żeby pasowała do błędnego odłożenia.
Zmiana zdjęcia nie ustala rzeczywistej liczby sztuk. Jeżeli odkryjesz pomieszany zapas, rozdziel wyjaśnienie tożsamości produktów od kontroli ilości. Nie koryguj stanów przy okazji porządkowania opisów.
4. Popraw dane tam, skąd są pobierane
Sprawdź w używanej konfiguracji, w którym programie utrzymujecie nazwę, zdjęcie i kod oraz dokąd trafiają ich aktualizacje. Te pola mogą mieć różne źródła. Jeśli zdjęcia są automatycznie pobierane z innego miejsca, poprawka wyłącznie na ekranie docelowym może zostać nadpisana. Gdy nie umiesz ustalić kierunku wymiany, nie zmieniaj go na próbę.
Zacznij od jednej potwierdzonej poprawki. Zapisz zmienione pole i program, w którym wykonano zmianę. Nie uruchamiaj zbiorczej podmiany na podobnych kartach, dopóki nie sprawdzisz wyniku tej pierwszej.
5. Sprawdź ponownie i dopiero wtedy zamknij pozycję
Po aktualizacji danych według zasad używanego programu wróć na stanowisko magazynu. Zeskanuj fizyczne opakowanie i porównaj kod, nazwę, cechy wariantu oraz zdjęcie. Sprawdź również sąsiedni wariant. Jeśli dane trafiają do sklepu, otwórz odpowiednią ofertę i wybierz dokładnie sprawdzany wariant.
Gdy urządzenie pracuje na pobranej kopii katalogu, sprawdź w jego instrukcji, jak odświeżyć dane istniejących pozycji. Samo zamknięcie ekranu nie jest potwierdzeniem aktualizacji. Po przewidzianym odświeżeniu zobacz, czy poprawka nadal jest widoczna.
Przed sezonem powtórz kontrolę dla podobnych kolorów, rozmiarów, pojemności, wielopaków, nowych towarów i pozycji zgłaszanych przez magazyn. Zapisuj osobno liczbę sprawdzonych kart, potwierdzone rozbieżności oraz sprawy niewyjaśnione. Taki celowy wybór nie pozwala obliczyć odsetka błędów w całym katalogu. Zamknij tylko te pozycje, dla których zgodność potwierdzono po poprawce.
Potrzebujesz uporządkować kartotekę i przepływ danych między sklepem a magazynem? Uzgodnij zakres płatnego wdrożenia lub konsultacji Grupy Wdrożeniowej z Marcinem: 666 998 847.