- Start
- Baza wiedzy
- Dokumenty
e-Paragony z Sellasist: koniec z rolką przy każdej paczce
Paragon do paczki to koszt, którego prawie nikt nie liczy: papier, czas przy drukarce i miejsce w kartonie. E-paragon zamienia go w plik wysyłany mailem — z Twoim logo, bez śladu po dostawcy oprogramowania. Poniżej, jak to działa przy sprzedaży z Sellasist.
Czym jest e-paragon: elektronicznym dokumentem sprzedaży wysyłanym do klienta w postaci pliku PDF zamiast wydruku na papierze. Fiskalizacja odbywa się tak samo — przez drukarkę fiskalną — zmienia się tylko forma, w jakiej dokument trafia do kupującego.
Najważniejsze informacje
- E-paragon nie omija fiskalizacji — sprzedaż nadal przechodzi przez drukarkę fiskalną.
- Dokument można w pełni ubrać w identyfikację firmy, łącznie z usunięciem oznaczeń dostawcy aplikacji.
- Wybór między papierem a e-paragonem może być regułą, a nie decyzją pakującego.
- Opakowania zwrotne i kaucje mają własną obsługę, bo nie podlegają zwykłemu VAT.
- Aplikacja działa z Sellasist przez token API, a także w wariancie podpiętym do programu księgowego.
Co realnie zmienia rezygnacja z papieru
Zysk jest w czterech miejscach naraz i każdy z nich osobno wygląda niepozornie:
- Czas na stanowisku pakowania. Znika czynność wyjmowania paragonu z drukarki i wkładania go do przesyłki.
- Materiały. Rolki termiczne i ich wymiana w środku szczytu wysyłkowego.
- Reklamacje o brakujący dokument. Paragon wysłany mailem jest w skrzynce klienta, a nie w paczce, którą wyrzucił.
- Miejsce w kartonie. Przy drobnym asortymencie to nie żart — mniej rzeczy do włożenia oznacza mniejsze opakowanie.
Przy kilkuset przesyłkach dziennie każda z tych rzeczy mnoży się przez wolumen i sumuje w wymierną kwotę.
Jak to działa przy sprzedaży w Sellasist
Aplikacja łączy się z Sellasist przez token API i pobiera zamówienia gotowe do zafiskalizowania. Na podstawie mapowania serii dokumentów wie, który paragon do której numeracji należy, przekazuje sprzedaż do drukarki fiskalnej, a następnie wysyła gotowy dokument na adres podany przez klienta.
Cały ten przebieg odbywa się bez udziału człowieka. Osoba pakująca nie klika niczego dodatkowego — paragon powstaje i wychodzi sam, w momencie wyznaczonym przez konfigurację.
Do wysyłki maili aplikacja używa własnych ustawień SMTP, więc wiadomość wychodzi z Twojej domeny, a nie z anonimowego adresu pośrednika.
Wygląd dokumentu i white-label
E-paragon nie musi wyglądać jak zeskanowany wydruk. Da się na nim umieścić logo firmy i dostosować wygląd, a w wariancie white-label usunąć oznaczenia dostawcy oprogramowania. Dla klienta jest to więc dokument od Twojego sklepu, a nie od aplikacji, o której nigdy nie słyszał.
To drobiazg z perspektywy technicznej, ale niedrobiazg wizerunkowo — dokument sprzedaży jest jednym z niewielu materiałów, które klient na pewno otworzy.
Zastanawiasz się, czy u Ciebie to się spina? Na konsultacji sprawdzamy, ile paragonów wystawiasz miesięcznie, jaki masz sprzęt fiskalny i czy proces da się poprowadzić bez zmiany drukarki.
Umów bezpłatną konsultacjęKiedy zostaje papier
E-paragon nie musi być rozwiązaniem dla całej sprzedaży. Aplikacja pozwala wybrać, w których sytuacjach drukować normalnie, a kiedy wysyłać plik. W praktyce spotykamy trzy powody, żeby zostawić wydruk:
- Odbiór osobisty i sprzedaż stacjonarna — klient przy ladzie oczekuje dokumentu od razu.
- Brak adresu e-mail — przy części kanałów sprzedaży adres bywa niedostępny albo zamaskowany.
- Wysyłka do klientów, którzy o to proszą — decyzja kliencka, obsłużona regułą, a nie wyjątkiem.
Opakowania zwrotne i kaucje
Ten temat wraca przy każdej sprzedaży w opakowaniach podlegających kaucji — napojach, chemii, karmie w większych pojemnikach. Kaucja nie jest zwykłą sprzedażą i nie podlega tym samym zasadom co towar.
Aplikacja obsługuje to osobno, drukując pozycje kaucyjne bez podatku, tak żeby dokument był poprawny bez ręcznego poprawiania. Jeśli Twój asortyment tego dotyczy, warto zgłosić to na etapie ustalania zakresu — konfiguracja jest inna niż dla zwykłej sprzedaży.
Skąd aplikacja bierze dane
Poza trybem podpiętym do systemu sprzedażowego dostępny jest wariant czytający dane bezpośrednio z bazy programu księgowego. Ma to znaczenie w firmach, w których sprzedaż fiskalizowana jest po stronie Subiekta czy Optimy, a nie po stronie sklepu.
Jest też trzecia droga — API, przez które paragon można wystawić z własnego systemu. Wykorzystujemy ją tam, gdzie firma ma autorskie oprogramowanie i nie chce go przebudowywać tylko po to, żeby zafiskalizować sprzedaż.
Pełna konfiguracja, łącznie z ustawieniami SMTP i mapowaniem serii, jest opisana w dokumentacji aplikacji.
Najczęstsze pytania
Czy e-paragon zwalnia z posiadania drukarki fiskalnej?
Nie. Sprzedaż nadal jest fiskalizowana i nadal przechodzi przez urządzenie fiskalne — zmienia się wyłącznie forma, w jakiej dokument trafia do klienta. Do obsługi e-paragonów potrzebna jest drukarka z odpowiednim modułem.
Co, jeśli klient nie poda adresu e-mail?
Takie zamówienie można obsłużyć zwykłym wydrukiem — wybór formy jest ustawieniem, a nie sztywną regułą dla całej sprzedaży. Konfigurujemy to tak, żeby brak adresu nie zatrzymywał procesu na stanowisku pakowania.
Czy dokument może być bez oznaczeń dostawcy aplikacji?
Tak. Wariant white-label usuwa oznaczenia producenta oprogramowania i pozwala umieścić logo Twojej firmy. Klient dostaje dokument, który wygląda jak część Twojej komunikacji.
Co się dzieje, gdy fiskalizacja się nie powiedzie?
Paragon trafia do wstrzymanych i można go ponowić — dokumentacja opisuje kilka sposobów, zależnie od przyczyny błędu. Ważne, że nieudana fiskalizacja nie ginie po cichu, tylko zostaje w kolejce do obsłużenia.