Excel usuwa zera z kodu produktu. Jak zachować pełny zapis?
Jak ustawić kolumnę kodów jako tekst przed wpisaniem lub importem i sprawdzić, czy 00123 nie stało się inną kartoteką niż 123.
Jeśli kod produktu ma brzmieć 00123, ustaw jego kolumnę w Excelu jako tekst zanim wpiszesz, wkleisz lub wczytasz dane. Dla identyfikatora liczy się dokładny zapis. Wyświetlenie pięciu cyfr za pomocą formatowania nie daje jeszcze pewności, że następny program otrzyma właściwy kod.
Wpisujesz kilka kodów? Przygotuj puste komórki
Zaznacz pustą kolumnę kodów, otwórz „Formatuj komórki” i wybierz kategorię „Tekst”. Dopiero potem wklej wartości z niezmienionego źródła. Nie ustawiaj w ten sposób całego arkusza: ilości i ceny nadal powinny mieć typ odpowiedni do obliczeń. Tekstowy ma być identyfikator.
Przy pojedynczym ręcznym wpisie Excel pozwala poprzedzić kod apostrofem, na przykład '00123. To sposób wprowadzania tekstu do komórki, nie instrukcja dopisywania apostrofu do wszystkich kodów w pliku dostawcy. Po przekazaniu danych dalej sprawdź, jakie znaki rzeczywiście otrzymał program docelowy.
Wczytujesz plik? Ustaw typ podczas importu
Pracuj na oryginalnym pliku, w którym zera jeszcze istnieją. W Excelu wybierz „Dane”, następnie „Z tekstu/CSV” i przejdź do przekształcania danych. Dla kolumny kodu ustaw typ „Tekst”, zastępując wcześniej rozpoznany typ, a następnie załaduj dane. Nazwy poleceń mogą różnić się między wersjami.
Jeżeli w podglądzie zera już zniknęły, nie zatwierdzaj tego jako poprawnego wyniku. Wróć do źródła i sprawdź wcześniejsze przekształcenie kolumny. Gdy automatycznie dodano krok zamieniający ją na liczby, usuń lub zmień ten krok przed załadowaniem. Samo późniejsze przepisanie liczby na tekst nie ustali, jakie zera były wcześniej.
Pomoc Microsoft opisuje typ tekstowy, import oraz usuwanie zer przez automatyczne konwersje. Ustawienia sterujące tymi konwersjami są dostępne tylko w wymienionych przez producenta nowszych wersjach. Nie zakładaj, że każdy pracownik ma identyczne menu.
Maska 00000 może ukryć różnicę
W przykładzie DEMO sklep ma dwa różne wewnętrzne symbole: 00123 dla lampki białej i 123 dla czarnej. Jeśli oba zamienią się na liczbę 123, format „00000” może pokazać je jednakowo. Arkusz wygląda porządnie, ale nie rozróżnia już produktów na podstawie tego pola.
Nie uzupełniaj wszystkich kodów zerami do jednej długości bez potwierdzonej reguły. Nie wiadomo wtedy, czy odtwarzasz oryginał, czy tworzysz nowy symbol. Szczególną uwagę poświęć też długim kodom: Excel przechowuje liczby z precyzją do 15 cyfr znaczących. Identyfikatory dłuższe niż 15 cyfr zachowuj jako tekst od początku.
Sprawdź trzy napisy, zanim przekażesz całość
Przygotuj umowne symbole 00123, 123 i 00007A. Przeprowadź je tą samą drogą co plik roboczy. Porównaj z oryginałem znak po znaku, następnie zapisz plik w wymaganym formacie. Jeśli to CSV, obejrzyj go także w edytorze tekstowym. Po próbnym wczytaniu w bezpiecznym środowisku sprawdź dopasowaną kartotekę. Nasze symbole nie udają numerów GTIN.
Przy kodach handlowych oddziel zachowanie zapisu od sprawdzenia poprawności GTIN i od rozpoznania produktu lub partii. Jeśli oryginału nie ma, odłóż niepewne wiersze do wyjaśnienia. Zmiana wyglądu komórki nie odzyskuje utraconej tożsamości.