Późniejsza dostawa, krótszy termin: kiedy FIFO ustępuje FEFO

W poniedziałek przyjmujesz produkt z datą w grudniu, a we wtorek ten sam produkt z datą w listopadzie. Na półce starsza dostawa stoi z przodu. Wydawanie jej jako pierwszej zachowa kolejność przyjęć, ale pozostawi krótszy termin z tyłu. Przy towarach z datą ważności kolejność dostaw i kolejność wydań mogą się rozchodzić.

FIFO pyta o przyjęcie, FEFO o termin

Przewodnik Logistics Cluster prowadzony przez WFP rozróżnia FIFO, czyli wydanie najwcześniej przyjętego zapasu, oraz FEFO, czyli kolejność wynikającą z terminów ważności. To materiał dla logistyki humanitarnej, a nie badanie polskich sklepów. Przydatne jest samo rozróżnienie dwóch reguł.

Do polskiego magazynu przenieś pytanie: jaki zapis decyduje o pobraniu konkretnej partii? Jeśli pracownik widzi tylko nazwę produktu i łączną liczbę sztuk, nie ma na tej podstawie danych do wyboru najkrótszego terminu. Samo wpisanie skrótu FEFO do instrukcji nie uzupełni brakujących dat.

Porównaj dwie partie tego samego produktu

Wybierz produkt, który masz z co najmniej dwóch dostaw. Dla każdej partii odczytaj oznaczenie daty z opakowania i zestaw je z zapisem przyjęcia. Zachowaj także numer partii, ilość i miejsce. Nie zastępuj daty produktu datą dostawy. Jeśli oznaczenie jest nieczytelne, wyjaśnij je przed włączeniem tej partii do zwykłego pobierania.

W zasadach przechowywania Logistics Cluster kontrola dat pojawia się przy przyjęciu oraz podczas późniejszych kontroli fizycznych. Przewodnik wiąże również zapis w ewidencji z oznaczeniami miejsc. Nie przenosimy z niego zalecanych progów liczonych w miesiącach: magazyn pomocy humanitarnej i polski sklep mogą mieć zupełnie inne warunki obrotu.

Przykład: młodsza dostawa ma pierwszeństwo

Załóżmy dwie fikcyjne partie tego samego wyrobu: A przyjętą 5 października z datą 20 grudnia i B przyjętą 12 października z datą 20 listopada. Przyjmijmy wyłącznie na potrzeby przykładu, że obie są dopuszczone do wydania, a warunki zamówienia pozwalają na każdą z nich.

FIFO skieruje najpierw do A. FEFO wskaże B, ponieważ jej termin upływa wcześniej. Nie wynika z tego, że towar już przeterminowany powinien wyjechać jako pierwszy. Najpierw trzeba rozstrzygnąć, które partie mogą w ogóle trafić do klienta; dopiero wśród nich ustalać kolejność.

Dla żywności osobno sprawdź znaczenie daty i granicę wycofania ze sprzedaży. Reguła rotacji nie przedłuża trwałości ani nie zastępuje prawidłowego przechowywania. Nie powinna również znosić uzgodnionych warunków konkretnego zamówienia.

Co zrobić, jeśli program nie wskazuje partii?

Sprawdź rzeczywiste możliwości używanego systemu: czy zapisuje partie, daty i miejsca, czy tylko łączny stan. Jeśli nie podpowiada partii, przygotuj dla wybranego zakresu czytelną informację przy miejscu pobrania i spójny rejestr. Pracownik powinien znaleźć właściwy termin bez otwierania wszystkich kartonów i bez pytania autora instrukcji.

Gdy nie potrafisz zachować zgodności takiego zapisu z ruchem, nie deklaruj automatycznej obsługi FEFO. Najpierw uporządkuj mały zakres. Po przesunięciu albo uzupełnieniu półki sprawdź, czy krótszy termin pozostał rozpoznawalny. Wygodne położenie kartonu nie może po cichu zmienić przyjętej kolejności.

Odbierz regułę na trzech sytuacjach

Wykonaj próbę na danych i towarach demonstracyjnych: późniejsza dostawa z krótszą datą, jednakowe daty dwóch partii oraz brak możliwości wydania partii o najkrótszym terminie. W drugim przypadku ustal pomocniczą zasadę wyboru. W trzecim zapisz przyczynę pominięcia, zamiast usuwać niewygodny wpis.

Na koniec porównaj fizyczne pobranie z zapisem wydania i pozostałością partii. Zgodna suma sztuk w ERP i na półce nie odpowiada jeszcze na pytanie, która partia została. Kontrola jest użyteczna wtedy, gdy kolejny pracownik potrafi wskazać następne prawidłowe pobranie na podstawie pozostawionych danych.

Źródła

• WFP Logistics Cluster — Common Terms in Warehousing
• WFP Logistics Cluster — Physical Storage Guidelines

Powiązane materiały