Dostawa bez awizacji: co zrobić, zanim towar trafi na półkę?
Jak rozpoznać niezapowiedzianą dostawę, zabezpieczyć kartony i wyjaśnić ich przeznaczenie bez przedwczesnego udostępniania zapasu do sprzedaży.
Samochód przyjechał, ale magazyn nie dostał informacji o dostawie. Zanim rozłożysz kartony, ustal, czy przesyłka jest dla Was, kto zamawiał towar i czy możecie go bezpiecznie przechować. Brak awizacji, czyli wcześniejszej zapowiedzi dostawy, nie rozstrzyga sam w sobie o przyjęciu ani odmowie. Potrzebna jest decyzja osoby upoważnionej w firmie.
Najpierw ustal, co rzeczywiście przyjechało
Porównaj odbiorcę na dokumentach z miejscem dostawy. Sprawdź nadawcę, numer przesyłki i ewentualne odniesienie do zamówienia zakupu. Poproś osobę odpowiedzialną za zakupy o potwierdzenie. Podobna nazwa produktu na pudełku nie wystarcza do przypisania przesyłki do najbliższego otwartego zamówienia.
Obejrzyj opakowania i zapisz liczbę widocznych jednostek. „Odebrano osiem zamkniętych kartonów” oznacza inny zakres kontroli niż „przeliczono 80 lampek”. Jeżeli kartonów nie otwierano, nie potwierdzaj zawartości na podstawie przypuszczalnego przelicznika. Różnice i uszkodzenia zapisuj przy właściwej dostawie zgodnie z używanym obiegiem dokumentów.
Przewodnik WFP Logistics Cluster opisuje wcześniejsze uzgadnianie przyjęć, liczenie przy odbiorze i odnotowywanie rozbieżności. Dopuszcza także odmowę niezapowiedzianej dostawy zależnie od zasad oraz możliwości organizacji. To wytyczne logistyki humanitarnej, nie polskie przepisy o odbiorze towaru. Poniżej proponujemy własny sposób uporządkowania oczekiwania na wyjaśnienie.
Jeśli zostaje u Was, wydziel ją przed rozłożeniem
Przykład demonstracyjny: osiem kartonów lampek przyjeżdża bez potwierdzonego zamówienia. Osoba upoważniona zgadza się na ich zabezpieczenie. Oznacz kartony „Dostawa do wyjaśnienia — nie pobierać” i odłóż je w ustalonym miejscu. Zachowaj powiązanie z otrzymanymi dokumentami oraz informacją, kto wyjaśnia sprawę.
Dobierz miejsce do warunków przechowywania towaru i dostępnej przestrzeni. Nie blokuj przejścia ani drogi ewakuacyjnej. Jeżeli nie macie odpowiednich warunków, rozstrzygnijcie dalsze postępowanie przed rozładunkiem. Samo oznaczenie „do wyjaśnienia” nie zabezpieczy produktu przed niewłaściwą temperaturą lub uszkodzeniem.
Sprawdź również widoczną dostępność
Ustal, jak odnotować obecność dostawy bez przypadkowego skierowania jej do sprzedaży i kompletacji. Nie wybieraj dowolnego dokumentu przyjęcia tylko po to, by towar pojawił się w programie. Użyj zatwierdzonego sposobu ewidencji i sprawdź jego skutek: co widzi pracownik pobierający towar oraz sklep internetowy?
Nazwa miejsca „Kwarantanna” albo komentarz przy dokumencie nie dowodzą, że program blokuje wydanie. Jeśli nie potraficie potwierdzić działania takiej blokady, utrzymajcie fizyczne oddzielenie i uzgodnijcie zapis z osobą odpowiedzialną za ewidencję. Nie obiecujcie dostępności niezidentyfikowanych lampek klientom.
Zwolnij konkretny zakres, gdy masz potwierdzenie
Po ustaleniu właściwego zamówienia porównaj produkt, wariant, jednostkę i ilość. Załóżmy, że potwierdzono sześć z ośmiu kartonów. Te sześć może przejść dalszy odbiór według firmowych zasad; pozostałe dwa nadal wymagają wyjaśnienia. Zapisz, których kartonów dotyczy decyzja i kiedy wrócicie do nierozstrzygniętej części.
Przy identyfikacji pomoże rozróżnienie produktu, partii i egzemplarza. Po właściwym przyjęciu sprawdź zgodność z ewidencją według poradnika o zapasie fizycznym i dostępnym. Sprawę kończy potwierdzony los wszystkich kartonów, a nie samo zniknięcie samochodu z rampy.