Pięć znaków zamiast wielu nazw. Co UN/LOCODE mówi o miejscu dostawy?
Kod miejsca w dokumentach transportowych nie zastępuje adresu magazynu. Historia UN/LOCODE i sposób sprawdzenia, co naprawdę oznacza pole lokalizacji.
W dokumentach dostawy pojawia się krótki kod, w wiadomości nazwa miasta, a na zleceniu pełny adres. Wszystkie zapisy mogą być poprawne, choć każdy odpowiada na inne pytanie. UN/LOCODE pomaga jednoznacznie nazwać miejsce w handlu międzynarodowym. Sam nie wskaże jednak, pod którą bramę ma podjechać samochód.
Historia zaczęła się od nazw, które trudno było uzgodnić
Według rekomendacji UNECE i UN/CEFACT prace nad systemem rozpoczęły się w 1972 roku, a pierwszą edycję rekomendacji opublikowano w 1980 roku. Problemem były między innymi różne sposoby zapisywania tej samej miejscowości i odmienne nazwy w różnych językach. Wspólny kod miał pomagać w wymianie informacji o przemieszczaniu towarów.
Znajomość tego standardu przydaje się również polskiej firmie, która dostaje zagraniczne dokumenty przewozowe. Pozwala zrozumieć, dlaczego w jednym obiegu spotyka się pełną nazwę, skrót i dodatkowy opis miejsca rozładunku.
Kod obszaru i dokładny adres pełnią inne role
Pełny UN/LOCODE ma pięć znaków: dwa określają kraj, a trzy lokalizację. Rekomendacja definiuje lokalizację jako obszar administracyjny lub gospodarczy istotny dla handlu i transportu. Poszczególny terminal czy stacja w obrębie takiego miejsca nie stają się przez to automatycznie osobną miejscowością w tym systemie.
Dla odbiorcy dostawy praktyczny wniosek jest prosty: nie usuwaj dokładnego adresu tylko dlatego, że dokument zawiera uzgodniony kod. Miasto może być właściwe, a hala, brama lub miejsce zgłoszenia kierowcy nadal pozostawać nieustalone. Sprawdź, czy firma transportowa pyta o miasto, port, konkretny obiekt czy adres końcowego odbiorcy.
Dlaczego dwa pliki mogą wyglądać inaczej
Dokumentacja formatu UNECE wyjaśnia, że internetowa lista prezentuje kod razem, natomiast pliki do pobrania rozdzielają kraj i lokalizację. Status wpisu oraz funkcja miejsca są dodatkowymi atrybutami. Sam widok trzech znaków w kolumnie nie dowodzi więc, że ktoś zgubił początek kodu: kraj może znajdować się obok.
Gdy otrzymasz tabelę z kodami, poproś o opis kolumn, zanim zlecisz ich łączenie. Sprawdź jeden pełny wiersz razem z nagłówkami. Pozostaw także źródło i oznaczenie wersji zestawienia. Dzięki temu później będzie wiadomo, skąd pochodził zapis, zamiast odgadywać go na podstawie skrótu w starym pliku.
DEMO: odbiór w mieście nie oznacza odbioru przy właściwej hali
Wyobraźmy sobie demonstracyjną dostawę do miasta, w którym firma ma dwa magazyny. Zlecenie zawiera właściwy kod miejscowości, ale adres starszej hali. Podmiana samego kodu nie rozwiąże problemu, skoro oba obiekty leżą w tym samym obszarze. Trzeba poprawić dane konkretnego punktu odbioru i sprawdzić, czy poprawka trafiła na dokument używany przez kierowcę. To wymyślony przykład, nie opis rzeczywistego transportu.
W swoim obiegu rozdziel trzy odpowiedzi: jakie miejsce opisuje standard, jaki obiekt odbiera towar i jaka instrukcja pomaga do niego dotrzeć. Ustal też, kto zatwierdza zmianę każdej z nich. Taki porządek przyda się przed łączeniem danych między systemami. Integracja powinna przekazywać uzgodnione znaczenie pola, a nie tylko podobnie wyglądający ciąg znaków.