Trzy kartony czy trzy sztuki? Jak ustalić przelicznik jednostek
Jak rozróżnić sztukę, parę i karton, zapisać kierunek przeliczenia oraz sprawdzić ilość i cenę na prostym przykładzie demonstracyjnym.
„Przyjęto trzy” nie wystarcza, jeśli dostawca ma na myśli kartony, a magazyn prowadzi zapas w sztukach. Przy każdej ilości ustal jednostkę i zapisz pełną relację, na przykład „1 karton = 12 sztuk”. Samo pole z liczbą 12 nie mówi, czy należy mnożyć, dzielić ani jakiego produktu dotyczy przelicznik.
Najpierw ustal, czym jest jedna jednostka produktu
Para rękawiczek może być jedną sprzedawaną jednostką. Wówczas dziesięć par oznacza dziesięć takich jednostek, a nie automatycznie dwadzieścia pozycji zapasu. Inny produkt może być sprzedawany pojedynczo, choć dostawca pakuje go po dwie sztuki. Zacznij od kartoteki i sposobu sprzedaży, zamiast narzucać całemu asortymentowi znaczenie słowa „sztuka”.
Wymyślmy produkt DEMO: pojedyncze haczyki, które można sprzedawać osobno. Para zawiera dwa haczyki, a karton sześć par. Jednostką bazową naszego przykładu jest jeden haczyk. Potwierdzeniem w rzeczywistym obiegu powinny być specyfikacja dostawcy i zgodna zawartość opakowania, nie sama nazwa „karton”.
Przelicz w obie strony
| Zapis dla haczyka DEMO | Ilość w jednostce bazowej |
|---|---|
| 1 sztuka | 1 haczyk |
| 1 para | 2 haczyki |
| 1 karton, czyli 6 par | 12 haczyków |
| 3 kartony | 36 haczyków |
Trzy kartony dają 3 × 6 × 2 = 36 sztuk. Z kolei zamówienie 14 sztuk oznacza jeden pełny karton i dwie sztuki luzem. Nie zaokrąglaj go do dwóch kartonów tylko dlatego, że pracownik zwykle odbiera pełne opakowania. Najpierw ustal, czy dany etap dopuszcza ilość niepełną, a jeśli nie, jak ma ją zgłosić.
Oddziel przelicznik ilości od podstawy ceny
Przyjmijmy demonstracyjną cenę netto 24 zł za karton 12 haczyków, bez dodatkowych opłat i rabatów. Cena jednego haczyka wynosi wtedy 2 zł netto, a trzech kartonów 72 zł netto. Jeśli zapisujesz 36 sztuk, nie pozostawiaj obok ceny 24 zł jako ceny jednej sztuki: powstałoby 864 zł netto.
Sprawdź osobno jednostkę ilości i jednostkę ceny w dokumencie dostawcy, w kartotece oraz w wyniku przeniesienia danych. Powyższe liczby dobrano do prostego rachunku. Dla innych cen i podziałów uzgodnij dokładność oraz zaokrąglenia stosowane w danym obiegu.
Nowa zawartość kartonu wymaga ponownego ustalenia
Jeżeli kolejna dostawa zawiera osiem par zamiast sześciu, karton ma już 16 haczyków. Nie stosuj nowej relacji wstecz do dawnych dostaw. Zachowaj informację, którego opakowania dotyczy przelicznik, skąd ją potwierdzono i od kiedy jest używana.
GS1 GTIN Management Standard, punkt 2.8, przewiduje zmianę GTIN odpowiedniego opakowania przy zmianie liczby zawartych jednostek handlowych. Nie oznacza to automatycznej zmiany kodu pojedynczego haczyka. Nie zakładaj też, że skaner wyliczy zawartość z samego numeru bez właściwych danych produktu.
Odbierz wynik na jednym przyjęciu i wydaniu
W bezpiecznej próbie przyjmij trzy kartony DEMO, wydaj 14 sztuk i sprawdź pozostałość: 22 sztuki, czyli karton oraz dziesięć sztuk luzem. Oczekiwany zapis zależy od możliwości programu, lecz fizyczna liczba haczyków musi się zgadzać. Próba dotyczy konkretnego produktu i potwierdzonego przelicznika.
Osobno sprawdzaj cenę porównawczą za litr lub kilogram oraz liczbę opakowań w ofercie Google. Pola opisujące ofertę nie zastępują uzgodnienia, ile towaru przyjmujecie i wydajecie w magazynie.