Nadwyżki i niedobory dają razem zero. Czy magazyn naprawdę się zgadza?
Saldo różnic może ukryć dwie błędne kartoteki. Jak obok łącznej korekty pokazać liczbę niezgodnych produktów i wielkość rozbieżności.
W jednym produkcie brakuje pięciu sztuk, w drugim jest pięć nadwyżki. Suma różnic wynosi zero, ale żadna z dwóch kartotek nie opisuje poprawnie zapasu. Oceniaj dokładność ewidencji na poziomie produktów, a saldo korekt pokazuj jako osobną informację. Zamówienia klientów potrzebują konkretnych towarów, więc zgodna suma nie wystarczy do ich realizacji.
Co właściwie liczono w badaniu
DeHoratius i Raman przeanalizowali niemal 370 tysięcy zapisów zapasu z 37 sklepów jednego detalisty. W publikacji z 2008 roku podali, że 65% zapisów było niezgodnych z ilością rzeczywistą. Miarą była zgodność poszczególnych zapisów, a nie końcowe saldo różnic całej sieci. Źródło: Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis, abstrakt publikacji.
Autorzy pracowali na uczelniach w USA, ale udostępniony abstrakt nie określa kraju badanych sklepów. Nie przypisujemy im więc lokalizacji na podstawie afiliacji autorów. To dane jednej sieci, nie reprezentatywny pomiar Polski. Podanego odsetka nie należy przyjmować jako oczekiwanej skali błędów we własnym magazynie ani jako celu naprawy.
Trzy odpowiedzi z tego samego liczenia
Przykład DEMO obejmuje dwa produkty liczone w tej samej jednostce bazowej: pojedynczych sztukach. Produkt A ma w ewidencji 20 sztuk, fizycznie 15. Produkt B ma w ewidencji 10 sztuk, fizycznie 15. Różnicę obliczamy jako ilość fizyczna minus zapis. Daje to minus 5 dla A i plus 5 dla B.
Saldo to 0 sztuk. Suma wielkości rozbieżności, bez znoszenia znaków, to 10 sztuk. Odsetek niezgodnych kartotek w tym dwuproduktowym przykładzie wynosi 100%. Każda liczba odpowiada na inne pytanie: o saldo, rozmiar rozbieżności i zasięg problemu. Żadna nie dowodzi, że ktoś zamienił produkty miejscami; to wymaga osobnego sprawdzenia.
Ustal zakres, zanim policzysz procent
Do mianownika włącz kartoteki rzeczywiście sprawdzone w danej próbie. Jeżeli przeliczono 20 produktów z 2000, nie przedstawiaj pozostałych jako poprawnych. Zapisz również, czy sprawdzano cały zapas produktu, czy pojedynczą lokalizację. Dwa raporty z różnym zakresem nie nadają się do prostego porównania.
Zgodność powinna mieć jawną definicję. Jeśli firma używa tolerancji dla towarów mierzonych, opisz ją i pokazuj oddzielnie od ścisłej zgodności sztukowej. Nie wprowadzaj tolerancji po obejrzeniu wyników tylko po to, by poprawić wskaźnik. Zmiana zasad pomiaru powinna być widoczna w historii raportu.
Nie dodawaj kilogramów do sztuk
Sumuj ilości tylko przy sensownej, wspólnej jednostce. Dla mieszanego asortymentu lepszym początkiem bywa liczba niezgodnych kartotek, rozdzielenie nadwyżek i niedoborów oraz osobne zestawienia kategorii. Nawet suma sztuk podobnych produktów nie opisuje ich wartości. Wycena różnic wymaga spójnej podstawy i uzgodnienia z osobą odpowiedzialną za ewidencję.
Jeżeli trzeba dopiero potwierdzić pojedynczą różnicę, zacznij od poradnika stan w programie nie zgadza się z półką. Przy odbiorze nowego raportu dopisz definicje miar do ustaleń pozostających po wdrożeniu. Wynik kontroli ma pokazać, które dane wymagają wyjaśnienia, a nie tylko uspokajającą sumę na końcu tabeli.