Kontrahent prosi o GLN. Czy chodzi o firmę, dział czy konkretny magazyn?

W formularzu kontrahenta pojawia się pole „GLN odbiorcy”. Firma ma siedzibę, dwa magazyny i osobny dział rozliczeń. Zanim podasz numer, zapytaj, jaką rolę ma identyfikować w danym obiegu: stronę transakcji czy konkretne miejsce. Nazwa firmy nie rozstrzyga jeszcze, który obiekt powinien zostać wskazany.

Trzynaście cyfr jest kluczem do uzgodnionych danych

GS1 Polska wyjaśnia, że Globalny Numer Lokalizacyjny ma 13 cyfr i sam nie przenosi informacji o adresie. Jest kluczem dostępu do danych o partnerze handlowym lub lokalizacji. Odbiorca musi więc wiedzieć, jakie dane przypisano do konkretnego numeru. Źródło: FAQ GS1 Polska, pytanie o GLN.

W materiale szkoleniowym GS1 wymienia podmioty prawne, funkcje oraz lokalizacje fizyczne i cyfrowe. Nie każdy GLN oznacza zatem budynek. Nie próbuj odgadywać rodzaju miejsca z wyglądu numeru ani zastępować go numerem produktu tylko dlatego, że oba mają podobną długość. Źródło: Podstawy standardów GS1, odcinek 5.

Najpierw narysuj role, potem wypełnij pola

Na kartce wypisz, kto kupuje, kto otrzymuje dokument, gdzie odbiera się towar i kto obsługuje rozliczenie. Dla każdej roli dopisz nazwę oraz potwierdzone dane. Dopiero obok umieść odpowiedni GLN, jeżeli jest używany. To robocza mapa własnego obiegu, a nie nakaz nadawania oddzielnego numeru każdej osobie w firmie.

DEMO, przykład całkowicie wymyślony: ta sama spółka zamawia towar do magazynu północnego i południowego. Na obu zamówieniach nabywca jest ten sam, lecz miejsce dostawy inne. Pracownik nie powinien wybierać identyfikatora wyłącznie po pierwszym wyniku wyszukiwania nazwy spółki. Potrzebuje uzgodnionej roli pola i jednoznacznego powiązania z właściwym obiektem.

Przy zmianie magazynu zachowaj historię znaczenia numeru

Nie przepisuj numeru nieużywanego obiektu do nowej hali tylko dlatego, że wygodnie byłoby zachować wpis. GS1 Polska opisuje zasadę, według której numeru przypisanego do strony lub lokalizacji nie można ponownie przypisać innej stronie lub lokalizacji. Źródło: zasady ponownego niewykorzystywania GLN. Ocena konkretnej zmiany wymaga uwzględnienia tego, co numer identyfikuje.

W swoim rejestrze zostaw opis poprzedniego zastosowania, datę zakończenia i dane nowego miejsca. Ustal, od którego zamówienia partner ma stosować nowy zapis. Samo poprawienie książki adresowej nie zmieni dokumentów już wysłanych ani towaru będącego w drodze. Nie rozwiązuj tego przez ciche nadpisanie historii.

Uzgodnij numer z partnerem przed pierwszą dostawą

Prześlij do potwierdzenia krótki zestaw: rola numeru, GLN, nazwa podmiotu lub miejsca i dane powiązane z tą rolą. Poproś o takie samo zestawienie po drugiej stronie. Jeśli partner wskazuje inny obiekt, wyjaśnij różnicę przed użyciem numeru w bieżących dokumentach.

Jeśli porządkujesz również numery produktów, przeczytaj osobno zasady dotyczące identyfikatora wycofanego towaru. GLN i GTIN mają inne zastosowania. Gdy numery są wymieniane między programami, przyda się też wyjaśnienie wspólnego znaczenia danych w integracjach. Gotowy rejestr ma pozwolić pracownikowi wskazać właściwą stronę albo miejsce bez domyślania się, co autor miał na myśli, wpisując trzynaście cyfr.

Źródła

• GS1 Polska, FAQ: Co to jest numer GLN?
• GS1 Polska, Podstawy standardów GS1, odcinek 5
• GS1 Polska, Zmiany w zasadach zarządzania numerami GLN

Powiązane materiały